工事台帳とは？書き方・項目例と、Excel管理で困りやすい点
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工事台帳とは、工事ごとの契約金額と、材料費・外注費・労務費などの原価を記録し、その工事でどれだけ利益が残ったかを確認するための台帳です。会社全体の決算だけでは分からない「どの工事で利益が出たか」を見るための基本になります。
この記事では、工事台帳に載せる基本の項目、書き方とつけ方のコツ、Excelで管理するときに困りやすい点、システム化を考えるタイミングを整理します。
工事台帳の役割
工事は案件ごとに内容も費用も異なります。工事台帳を案件ごとにつけておくと、次のことを確認しやすくなります。
- 契約金額に対して、実際にいくら費用がかかったか
- 見積の段階で想定した原価と、実際の原価に差があるか
- 材料費、外注費、労務費のどこで費用が膨らんだか
こうした確認は、次の見積の精度を上げたり、利益が出にくい工事の特徴をつかんだりすることにつながります。原価管理・粗利管理の考え方は建設業の原価管理・粗利管理とはで解説しています。
工事台帳の基本項目の例
会社の運用によって項目は異なります。以下は、一般的によく使われる項目の例です。
| 区分 | 項目の例 |
|---|---|
| 工事の基本情報 | 工事名、工事番号、発注者、工期、担当者 |
| 契約 | 契約金額、契約日、追加・変更の金額 |
| 原価 | 材料費、外注費、労務費、その他の経費（日付・取引先・金額） |
| 請求・入金 | 請求日、請求金額、入金日、入金額 |
| 結果 | 原価の合計、粗利、粗利率 |
この表は、Excelで台帳をつくるときの項目を考える参考として使えます。自社の運用に合わせて、増やしたり減らしたりしてください。
書き方・つけ方のコツ
- 工事ごとに番号を決める：見積、発注、請求のすべてで同じ工事番号を使うと、後から集計しやすくなります
- 原価の区分をそろえる：材料費、外注費、労務費などの区分を、会社内で統一します
- 記録のタイミングを決める：月末にまとめて入力すると、漏れや記憶違いが起きやすくなります。発注や請求書の受け取りごとに入力する運用が望ましいでしょう
- 担当者を決める：入力する人、確認する人を決めておかないと、記録が止まりやすくなります
- 工事の途中でも見る：完成後だけでなく、工事の途中でも原価の状況を確認します
Excelで管理するときに困りやすい点
Excelは手軽に始められる一方、次のような点で困る場面があります。
- 担当者ごとに様式や入力の仕方が異なり、集計に手間がかかる
- 複数人が同時に編集すると、ファイルが分かれて、どれが最新か分からなくなる
- 見積書や請求書、発注書の情報を、別々の場所から転記する必要がある
- 入力が遅れても、数字の遅れに気づきにくい
- 担当者が休んだり退職したりしたときに、引き継ぎが難しい
台帳そのものが悪いわけではなく、記録と集計の手間が担当者に集中することが課題になりやすい点です。
システム化を考えるタイミング
次のような状況が続く場合は、Excelの工夫だけでなく、見積・請求・原価を一つの場所で扱う方法を検討する目安になります。
- 工事の利益が、完成してから分かることが多い
- 台帳の更新と、見積書・請求書の作成が別々の作業になっている
- 月次の数字をそろえるのに、毎月多くの時間がかかる
- 案件数が増え、担当者の負担が大きくなっている
システムを選ぶときの見方は、建設業向け原価管理システムの選び方で整理しています。
提案する側のポイント
建設会社に提案する場合は、「工事台帳は誰が、いつ、どの資料を見て更新していますか」と聞くところから始めると、現在の運用が見えてきます。
- 台帳の更新が月末にまとまっているか
- 担当者が一人に集中していないか
- 台帳の数字を、経営者が工事の途中で見られているか
課題が見えたら、改善の選択肢の一つとして、見積・請求から案件別の収支までを一つにまとめるツールを紹介できます。顧問先の建設会社を持つ方は、税理士・社労士が建設会社の顧問先に提案できる業務改善の入り口も参考にしてください。
CAREECON Plusの経営管理機能
CAREECON Plusは、経営管理と施工管理を一つにまとめた建設業向けの統合型ツールです。経営管理には、見積・請求書の管理、案件別の売上・粗利管理、会社・案件別の収支管理などの機能があります。顧客の運用に合うかは、本部の説明やデモで確認できます。
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