急成長する中小建設会社で起きやすい業務の手戻り 見積・案件・工程が追いつかなくなる前に
- 建設DX
- 見積
- 案件管理
- 施工管理
- 人手不足
中小建設会社で案件が急に増えると、見積の作成、案件の情報、工程の管理が追いつかなくなり、手戻りが増えることがあります。人手が足りないなかで無理なく進めるには、困りごとの多い業務から一つずつデジタル化していく進め方が現実的です。
この記事では、成長している建設会社で起きやすい業務の手戻りと、効率化を進める順番、提案する側が聞いておきたい質問を整理します。
案件が増えたときに起きやすい手戻り
案件が増える時期は、会社にとって良い状態ですが、管理の仕組みが以前のままだと、次のような問題が表れます。
- 見積の作成に時間がとられ、現場や営業に出る時間が減る
- 案件の情報が、担当者の頭や手元のメモにあり、他の人が分からない
- 工程と費用の情報が別々に管理され、状況の確認に時間がかかる
- 現場の日報や報告書の作成が遅れ、事務作業が後ろ倒しになる
こうした状況が続くと、確認のやり直しや、情報の食い違いによる手戻りにつながります。
手戻りが起きる原因
原因は、人の努力不足ではなく、仕組みが案件の増加に追いついていないことにあります。
- 見積、請求、案件の情報が、別々の書類やファイルにある
- 情報を入力する担当者が限られ、その人に負荷が集中している
- 誰が、いつ、何を入力するかが決まっていない
仕組みを整えずに人を増やしても、同じ問題が繰り返されることがあります。原価と粗利の把握は、建設業の原価管理・粗利管理とはで解説しています。
効率化を進める順番
一度にすべてを変えようとせず、困りごとの大きい業務から始めます。
| 順番 | 取り組みの例 | 目的 |
|---|---|---|
| 1 | 見積・請求書の作成と保管を一か所にまとめる | 作成の手間と探す手間を減らす |
| 2 | 案件ごとに、売上と費用を記録する | 利益の状況を見えるようにする |
| 3 | 工程や現場の情報を共有する | 状況確認の手間を減らす |
| 4 | 日報や報告書の作成を効率化する | 現場の事務作業の負担を減らす |
最初は、一つの案件や、一つの業務だけで試すと、現場の負担も抑えられます。業務の範囲は施工管理と経営管理の違いで整理しています。
ITに詳しくない担当者がいても始めやすくする工夫
建設会社では、ITの機器やソフトに自信がない人が多いことがあります。新しい仕組みを入れる際には、次の点を確認すると、定着しやすくなります。
- 最初に使う人と、使う範囲を絞っているか
- 初期設定を、誰が支援してくれるか
- 操作で困ったときの相談先があるか
- 入力が遅れたときに、気づける仕組みがあるか
CAREECON Plusでは、専属コンサルタントによる入力代行サポートがあるため、入力に慣れた担当者がいない会社でも運用を始めやすくなります。
ツール選びの見方は建設業向け原価管理システムの選び方で紹介しています。
提案する側が聞いておきたい質問
営業担当者や顧問の立場で提案するときは、次の質問が役立ちます。
- 見積の作成には、1件あたりどれくらい時間がかかっていますか
- 案件の情報は、誰が、どこに記録していますか
- 担当者が休んだとき、案件の状況は誰が分かりますか
- 最近、情報の食い違いでやり直しになった仕事はありますか
ヒアリングの考え方は建設業のお客様に何を聞けばいい DX提案につながる5つの質問も参考にしてください。
CAREECON Plusで対応できる範囲
CAREECON Plusは、経営管理と施工管理を一つにまとめた建設業向けの統合型ツールです。
- 経営管理：顧客・取引先管理（CRM）、見積・請求書管理、OCR読み込み、案件別の売上・粗利管理、会社・案件別の収支管理
- 施工管理：AI日報・AI報告書、AI工程表・AIスキル台帳、案件管理・掲示板・ファイル共有
顧客の運用に合うかは、本部の説明やデモで確認できます。顧客の初期設定と導入後の定着は、本部が支援し、専属コンサルタントによる入力代行サポートもあります。
よくある質問
案件が増えたとき、何から効率化すればよいですか
困りごとが一番大きい業務から始めます。見積の作成に時間がかかっているなら、見積・請求書の管理を一か所にまとめることから検討できます。
人手が足りないなかで、新しいツールを入れる余裕はありますか
最初に使う人と範囲を絞り、一つの案件や一つの業務から試すと、負担を抑えやすくなります。初期設定や相談先を用意してくれるかも、選ぶときの確認点になります。
見積の手間は減らせますか
見積書の作成と保管を一か所にまとめたり、書類の読み込みを使ったりすることで、手間が減る場合があります。効果は会社の運用によって異なるため、デモなどで確認します。
建設会社への提案の幅を広げたい方へ
建設会社の成長を支える提案を、新しい事業の柱として検討している方は、パートナー資料で提携モデルと支援内容を確認してみませんか。